篇一：秘书必备十大特质
秘书十大特质
现依对事与对人两方面，分别说明如下：
一、对事方面：
在研究这些资质特点之前，应知道这些资质特点皆需费时，非一蹴可几。新进秘书往往渴望自己的能力强、速度快，因而未花时间去注意准确性、认知事务轻重、内涵性及变通性。秘书对时间及速度的重视是可理解的，但如果不具备以下五项的资质，经常工作会终归于无效率或产生尴尬的局面，增加主管之困扰。
对事方面的资质有五项：准确性；好判断力；工作效率；机智性；主动性。现分别说明如下：
（一）准确性
准确性在此五项中，排行最前，可见其重要性。秘书每天的工作，都可能会有错。每打一定，每写一字，都有可能错。然而，有效率的秘书每天都做准确的工作。没有准确性，秘书的工作毫无意义。事实上，不准确的工作比不做还糟，因它所带来的麻烦，可能要花更多的时间去清理。
但要如何才能算是准确性呢？即是每件细节都很精确。这是需要时间、耐心与专心的。如果遵循下列四步骤，就能做出准确的工作：
—小心完成每件工作。
—小心核对每个细节
—小心改正所有错误
—小心检查修正过的细节
在制作文件，如果需要列出价格时，秘书要小心地打字，小心地检查价格是否正确，小心修正任何错误，然后在小心地核对修正过的价格。你会怀疑，如果没发现任何错误，而一再检查，是否很费时。不，绝不。如果检查十次，还未发现任何错误，但在第十一次才发现错误，所花的时间还是值得的。准确性，即是小心地检查过，小心地改正过，小心地再检查过的小心的工作。
（二）好判断力：
每位主管都要求秘书有好的判断力。如果秘书总是道歉说：“对不起，这件事我未想到”，那么，就必须培养此特质。幸运地，这是可以培养训练的。这了要有好的判断力，可遵循下列四个步骤：
第一步骤：想想看你正在做什么
现在你已能不必想而能够记事、打字、读、说、及听。思考就是控制心思；即是，集中精神。所以，思考是训练好判断力的绝对要素。
第二步骤：看看是否该采取行动。
如果能集中思考，便知是否该采取行动。例如，是否有错要改、有问题要问、有业务待改进、或程序要变动等。如果自己能力办不到，找主管去。不错过任何采取行动的机会。
第三步骤：研析各种因素。
当你需要采取行动时，研析一切情况一调查、综合、分析-以判断是否有未考虑到的因素，值得再斟酌。
第四步骤：当机采取行动
依各种因素，衡量该采取的行动。然后，在适当的时机，采取必要的行动。以下举个好判断力的实例。
《情况一》
主管交待秘书去写一封信。当秘书在写信时对于时间问题没有十分肯定。经过判断后，再去请示主管，原来主管弄错了。秘书的正确判断，省下很多麻烦，也获得主管的赞许。
《情况二》
主管感冒在家。有位很重要的客户打电话来。急着要与主管谈一笔生意。秘书判断分析，觉得良机不可失，况且主管只是感冒而已。所以，秘书决定去电告知主管，但首先准备客户的齐全资料，以备主管询问。最后，主管称赞秘书的好的判断力。
（三）工作效率：
工作效率即是在最短的时间内有条理、有系统地完成最大的任务。一般办公时间同样为八小时，有些秘书能处理好很多件任务；有些秘书则处理不了一件相同的任务。如果能力都相同的话，那差别就在于做事有无工作效率。
有效率的秘书在收集资料做报告时，会向各可靠的来源获得资讯并取下列的步骤：
─把整个资料分成许多单元
─把每单元资料分别写在纸条上
─把每单元依其来源来分类
─把纸条依系统排列
─把相关的单元归类成档
用此方法可以有系统地完成任务。有系统、有条理即是工作效率的先决条件。在办公室里的业务程序也是需要有条理、有系统。例如，主管出差，他希望秘书作电话记录。秘书则必须能筛选电话，并把每通电话的重点记在便条纸上，以便主管回来，即可一目了然，这就是工作效率。
（四）机智性
机智性来自“再升”（rise again）之意。对于一个秘书，机智意即：在传统因袭的方式进行不通时，转向其他的资源或方法，以求解决。主管有时会指派难以完成的任务。秘书，甚至在心里颓丧时，必须保持乐观的态度。在遇困难时，不放弃，而试着找其他可行之道，再尝试，直到成功。
有位主管想找一份资料，但在档案里，遍找不着。秘书由档案里得知资料来自当地的专业协会会长，就决定去找这位会长，但即发现电话簿没登记。所以秘书打电话到他家，间接得知他办公室的电话号码，再打给他的秘书，而获得那份资料。其实秘书早就可以放弃了，但没有。机智是设法找出不同的解决办法，直到成功为止。
（五）主动性
主动性即是能预见该做的事。没有指使，便主动地去做。所有秘书工作皆需要主动性去完成：指定的工作、例行工作、流程业务、及创意的工作。
主动性可分为二种方式：
—为主管的方便。（服务性）
—为主管分忧解劳。（业务性）
第一方式：
有位秘书把客户来信给主管看时，通常把先前相关的通信资料附上，以利主管参考。主管可能没时间看它，但他喜欢这样，以利得知来龙去脉，并做出最佳之决定与指定。
第二方式：
秘书由报上得知主管之朋友被任命为某公司之董事长。秘书把报导剪下并附上自己先拟的祝贺函，一起呈给主管。不管主喜不喜欢这封祝贺函，他一定会感激秘书的主动性的。
二、对人方面：
（一）考虑周到：
秘书要能体谅、帮助、同情别人。考虑周到即是在为自己着想前，先考虑别人。如果一个人不能考虑别人，便仅仅只会依本性来做，因为人总是先考虑到自己。所以，考虑周到的资质是需要训练与培养的。努力、纪律现训练将有助于修正思想模式。当秘书能自然表达出先考虑别人时，必能获得真正的满足。
以下的例子，显示出如何恰当地表现考虑周到：
─如果认为主管可能会急需要你的帮助时，就留在自己的位臵上。（考虑周到）
─在主管处于山穷水尽时，提供他有效的策略；当他感头疼时，帮他倒一杯凉水。（同情心）
篇二：秘书
秘书学总复习（一、二题答案）
一、填空
1、西周的秘书工作，内部分工更加细密，由、御史，共“五史”组成。（p26）
2、秘书人员辅助决策的原则是谏诤原则。（p94）
3、信息沟通的基本原则包括、和多样。（p108）
4、接待工作的要求是 热情大方 、 细致周到 、 确保安全 、 俭省节约 和内外有别。（p228）
5、涉外秘书的道德规范包括（p308）
6、我国古代秘书工作制度草创于，发展于，成熟于备于明清。（p30）
7、一般秘书职能包括、和保守秘密。（p91）
8、协调工作的程序包括、、（p118）
9、党政秘书人员的素质要求是：、务熟练。（p284）
10、私人秘书工作的特点是 选择的双向性 、 工作的技能性 、职能的综合性 、关系的雇佣性。（p319）
二、判断
1
2
3
4
5
6
7
8
9 现代意义上的秘书学开始于20世纪80年代。（ ∨ ）（p1） 汉末，曹操设立秘书令。 （ ∨ ）（p27） 战国时期，各诸侯国大都有史官，但史官的职责、地位起了重要变化。 （ ∨ ）（p26） 西汉时，尚书台发展成为皇帝的机要秘书处。 （ × ）（p27）（应为东汉时） 晋朝设中书待郎，待郎之下又有中书舍人。 （ ∨ ）（p27） 唐玄宗时，大召天下名士为“天子私人”。 元初，只设中书省，作为中央行政中枢。 1927年八七会议上，邓小平任中央秘书。 （ ∨ ）（p27） （ ∨ ）（p28） （ ∨ ）（p41） 唐代产生的翰林院为宋代承袭，成为最高统治者的机要秘书机构。（ ∨ ）（p29）
10 雍正时，在内廷设立了“南书房”。 （ × ）（p29）（康熙时设“南书院”，雍正设军机处）
11 如果把清代的幕学视为我国秘书学的开端,距今已有350年的历史。（ × ）（p1）（250年的历史）
12 档案集中制度产生于宋朝。（ ∨ ）（p31）
13 西汉时已有官印，作为权力的标志。（ × ）（p33）（西周时）
14 汉代规定中央秘书机构的秘书人员，年龄要在15岁以上。 （ × ）（p34）（17岁）
15 唐代从科举考试中选用秘书为主要途径，以“身、言、书、判”为标准。（ ∨ ）（p34） 16 抗日战争开始后，党中央于1938年重设秘书处。（ × ）（p41）（1937年）
17 1927年7月，中国共产党的四届三中全会决定设立中央秘书处。（ × ）（p41）（1926年） 18 1949年12月15日，中央办公厅发出了《关于文电处理工作的几项规定》。（ ∨ ）（p42）
19 1952年2月1日，中央发出了《关于纠正电报、报告、指示、决定等文字缺点的指示》。 （ × ）（p42）（1951年）
20 一文一事制度确立于宋朝。（ × ）（p30）（唐朝）
21 1912年3月，设立内阁秘书厅，由魏宸组任秘书长。 （ ∨ ）（p36）
22 商朝是我国国家秘书工作产生的标志。（ × ）（p25）（夏朝）
23 西周的秘书工作，在殷商的水平上有所创新和提高。 （ ∨ ）（p26）
24 秦汉时期，在中央和地方各级行政机关中都设有负责秘书工作的机构或人员。（ ∨ ）（p26） 25 我国古代最早的秘书机构产生于夏朝。（ × ）（p26）（商朝）
26 唐太宗时，重用十八位学士出谋划策。（×）（p27）（曾用）
27 元代的秘书工作由枢秘院与中书省分掌。（ × ）（p27）（宋代）
28 明初，朱元璋废掉中书省，由六部尚书分任国事。（ ∨ ）（p28）
29 秦朝起，国家中央秘书工作由御史大夫承担。（ × ）（p27）（汉时御史大夫就已改名为大司空） 30 明代由内阁演进成为了军机处。（ × ）（p28-9）（明代设内阁，清代在内廷设军机处）
31 贴黄制度是唐朝首创。（ ∨ ）（p31）
32 公文稽查制度完善于清朝。（ ∨ ）（p31）
33 宋代中央信访机构有两个，鼓院为高级机构，检院为初级机构。（×）（p32（鼓院初级，检院高级） 34 春秋战国时，用官印作为传递公文时的封泥标记。（ ∨ ）（p33）
35 魏晋南北朝时，出现了“文”“笔”之分。（ ∨ ）（p34）
36 元代在文字秘书的选拔上要求应试者具有进士资格。 （ × ）（p34）（宋代）
37 1913年10月，袁世凯在总统府内设立政事堂。（ ∨ ）（p36）
38 1931年11月通过的《苏维埃地方政府暂行组织条例》是我党领导政权机构中秘书工作的开端。（ ∨ ）（p41）
39 1951年，中国人民大学创办了档案学专业。 （ × ）（p43）（1952年）
40 票拟制度产生于明朝。照刷制度产生于元朝。（ ∨ ）（p31）
篇三：秘书必备知识
目录
前言 ………………………………………………………………… 第一章 秘书必备的素质……………………………………………第二章 秘书的重要职业技能……………………………………… 第一部分 日常事务处理………………………………… 电话、传真、邮件、文件管理、名片
第二部分 日程安排……………………………………… 总体日程安排………………………………… 出差日程安排…………………………………会议安排……………………………………… 媒体采访……………………………………… 大型活动……………………………………… 突发来访接待…………………………………第三部分 沟通与协调…………………………………… 内部沟通……………………………………… 外部沟通……………………………………… 秘书应具备的礼仪……………………………秘书礼仪素质的培养…………………………第四部分 文字支持………………………………………2 3 4 4 6 6 7 12 17 20 23 24 24 24 25 26 26
第五部分 会议支持……………………………………… 29
前言 ---------在许多人眼里，秘书仍是一种即让人熟悉又不被人了解的职业。秘书的辅助和参谋
作用在该职业特征中最具代表性，他们是领导的左膀右臂，是领导与公司上下保持沟通的桥梁 ，为此，他们必须全心全意并准确无误地提供支持与服务，从而体现出其自身价值。优秀的秘书会使人想到干练、精明、繁忙的处事作风，联想到待人接物时彬彬有礼的仪态；联想到在他们脸上那一惯展现胸有成竹的样子……无论如何，秘书这个词会让许多正准备从事这个职业的人们有着太多的想像 。然而,秘书的工作到包括哪些，在秘书的工作背后还有些什么，这是被很多人忽略的。在联想，秘书及行政助理、部门文员是一只庞大的队伍，在联想的大环境下，大家各就各位地支撑着许多日常繁杂事项的处理。在领导处理每一项工作的时侯，我们会随时身处其中，自然而然成为此件事情的某一环节，而不可或缺，有时我们需要扮演更多角色，，以适应工作安排和领导需要。别看都是秘书，但由于所服务的对象不同,各部门性质不同,其所进行的工作任务也必然存在着很大差异，但由于秘书工作是以服务为其根本性质，这在共性的寻找上为我们提供了依据。事实上有很多相似的工作不同之处只是因为事件轮廓上的差别，本质上都是可以归于一类的。无论什么时候，谨慎认真的工作态度是秘书们不遗不弃的职业操守，而现代秘书的职业要求在尊奉这一理念的基础上更要加强这一能力的综合运用和发挥。因此，什么是一个出色地秘书的该具备的职业素质，什么样的秘书会得到领导的认可，在联想,不同岗位的秘书在提高工作效率的呼声下又该做什么呢 ？这些是我们一直以来需要探索的问题，也就是这此些思想火花碰撞出我们最初编写本手册的想法。
我们--作为企划部秘书处的秘书，在长期的工作之中，在领导日常所给的帮助中以及自身在各项工作中的锻练使得我们为自身寻找到了一些适用的工作方法，积累了一些工作经验和技巧，在处理许多类似情况时形成了一些惯用做法和约定俗成的规定，我们将这些点滴一一收集，在经过了反复总结和提练、否定和借鉴的过程后，已将其做成了本部门工作的一种标准，达成了在方法和流程上的统一。我们相信，在我们自己的不懈努力和对秘书工作的热爱之下;为联想,为我们的事业未来的发展进行一番奋斗后,我们定会做出成绩.我们迫切地相想早日让这本小册子与大家见面，希望它能为同行们的工作中提供方便快捷的参考之用，同时我们非常愿意将这些经验和技巧共享出来和大家一起探讨，也希望能利用这样一个机会使我们的工作得到领导和专家的指点，以发现问题，补已之短。
秘书手册适用于公司各部秘书及行政人员，致力于给予任何一个联想人关于行政方面的指导。手册编写工作是由企划部秘书处完成的，在此其间我们得到了来自部门同仁及上下各部门的相关人员的大力支持，在此，我们深表谢意，关于本手册所收集的内容，由于水平有限，不妥之处请及时向我们提出，我们热忱盼望着您的意见。这本手册随着工作需要我们还将不断补充完善，使手册真正能够成为一部联想秘书的行为指南，为您服务，为你所用。
第一章 秘书必备的素质
? 正直--公平，坚持既定政策和原则
一、职业化秘书的标准: ? 敬业精神
? 表率作用 ? 领导风范 ? 业务能力
? 诚实--实事求是
? 敬业--以工作为荣，设定高的工作水准 ? 守信--不失约、不违约、不食言、不泄密 ? 勤奋--努力工作，不断学习 ? 有序--利落，有条不斋 ? 高效--追求效率和效益
? 可靠--按约定完成工作，保质、保量、及时
? 指挥与控制能力 ? 合作精神
? 学习与创新能力 ? 知人善任的能力 ? 对待意见与批评 ? 大局观
二、秘书的职业态度 ? 主动性（Initiative) ? 适应性(Flexibility) ? 团队精神(Team work)
? 尊重他人(Respect for People) ? 创新精神(Creativity)
? 坚持原则(Uncompromising Integrity) ? 服务与贡献(Service & Contribution) ? 认同与分享 (Sharing)
? 双赢与相互依存(Win-win & Interdependence) ? 温柔的心和自省
第二章 秘书的重要职业技能
第一部分：日常事务处理
一、拨打/接听电话的程序和技巧
1、 打电话前的准备
? 准备好电话记录本和笔
? 把要与对方说明的事情、内容的顺序简单列在记事本上，并逐一核对无遗漏。 ? 准备好通话时需要的文件资料。
? 查阅对方电话号码，确认无误，开始拨打。 2、 正式拨打电话：
? 拨通电话后，确认对方公司及姓名，然后热情而有礼貌的说：“你好！我是联想电脑公司**部**。” ? 如需与有关人员通话，应有礼貌地请对方传呼或转达。 ? 如告知对方的内容较复杂，应主动提醒对方做好记录 ? 逐一将事情说明，注意语言简明、准确；
? 通话结束后，确认对方已放下话筒，然后放电话。 3、接听电话
? 3声铃响内将电话接起，平和有礼貌的：“你好！我是**部**。”
? 通话结束后，确认对方已放下话筒，然后放电话。
4、 通话技巧：
? 日常礼貌用语：
询问对方时，可用：“请问您哪里？”、“请问您怎么称呼？”“请问有什么事？”等
? 对总经理直接领导、保持经常联系的外部、内部人员应在日常工作中尽量熟悉，达到闻其声知其人，
并及时予以转接。
? 如对方有事需要你传达，必要时需将对方姓名、单位、电话号码以及需要传达的事再重复一遍，以便
必要时再与对方联系。
? 如不能把握总经理是否要和对方通话的情况下，不能随便回答总经理“在”或“不在”，可说“请您
稍等一下，我去看看**总经理是否在？”，然后请示总经理是否转接。
? 如遇总经理不愿接听对方电话，则可用委婉的语气：“实在抱歉，**总经理这是不知上哪去了，我见
到他时再给您回个电话；如果您方便的话，能否让我转达您的事情？”做到有礼有节、滴水不漏。 ? 在知道身份但不告知事由的情况下，如方便可询问总经理后决定是否转接；也可询问对方是公事还是
私事，如是公事可让对方知晓，将事由告知自己也可达到目的。
? 在对方不肯告知身份及事由的情况下，经反复询问后未果，可委婉结束通话。
? 如果对方喋喋不休，废话连篇，可以说“请问您还有别的事吗？”或“对不起，我还有急事要办”等
结束通话。
? 如一个未完又来一个，应视电话内容和对方身份，让紧急的、重要的人员先讲，同时礼貌的告诉另一
方稍候片刻，或记录对方电话，稍侯打过去。 ? 整理电话留言，在总经理回来后汇报相关信息。
二、传真
1、 将传真分类：
1） 需要总经理本人审阅的，根据总经理授意处理 2） 由秘书来待为处理的： A、转给其他相关负责人
B、 由秘书本人回复 ? 使用电脑公司标准CI格式 ? 遵守公文写作规范 ? 保密文件需要传真时，应先与对方联系，发送到指定传真机上，发送后再与对方确认。 ? 需请对方协助抄送时，务必在文件正文前加以说明，列明抄送范围 ? 务必在传真件首页上标明总页码，并在每一页文件上标注页码。 2、 必要的传真分类存档
三、邮件
1、 根据邮件类型（如急阅件、待处理件、须知通知、一般通知、报表、报告/总结、新闻/通报、私人邮
件等等）或按具体项目设置子文件夹。
2、 将收件箱中的邮件过滤，删除不必要的邮件，然后分如下：
1） 需要总经理本人审阅的，存入相应文件夹，部分根据总经理授意回复邮件，或督促、协助总经理在
规定时间内处理相关事宜。
? 以总经理名义回复时，要在语气上予以注意，并从总经理信箱发出； ? 以秘书名义发送时，要说明邮件内容为总经理授意。 2） 由秘书来待为处理的：
A、转给其他相关负责人; B、由秘书本人回复
3、 如发出的邮件需要追踪结果或确认对方是否收到，需要设置回执，如对方未能及时查看，需电话说明。 4、 需要总经理审阅、批改的邮件打印出呈送，然后负责回复或传达； 5、 重要邮件及时进行存档
四、文件管理（参看集团《秘书手册》第33-36页）（附文件处理流程）
1、 阅读文件，判断是否应由总经理处理，然后审核文件格式是否正确、内容表述是否清晰、完整。 2、 对文件进行分类：待批、待阅件，紧急、不紧急，写明文件摘要（必要背景资料、审批原由），便于
总经理
《秘书》出自：百味书屋
链接地址：http://www.850500.com/news/12315.html
转载请保留,谢谢!