篇一：浅谈事业单位如何做好档案管理工作
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浅谈事业单位如何做好档案管理工作
作者：崔伟娜
来源：《环球人文地理·评论版》2014年第05期
摘要：档案管理工作是事业单位各项管理工作的基础和前提，但是由于种种原因，档案管理工作的重要性在事业单位往往被忽视。本文结合档案工作实践经验，就当前形势下如何做好事业单位的档案管理工作进行了探讨。
关键词：事业单位；档案管理
随着事业单位改革提上日程，档案管理作为一个重要部门也日渐被重视。档案管理工作是事业单位各项管理工作的基础和前提，那么事业单位如何做好档案管理工作呢？我从以下几个方面论述一下：
一、现阶段事业单位档案管理工作存在的问题
（一）对档案管理工作重视程度不够
在事业单位，很多领导干部对档案管理重视不够，缺乏档案意识，不明白档案管理是怎么回事，甚至有人认为档案就是各种纸质材料的集合，没有必要存在专门部门管理档案。这种认识上的偏差，导致很多事业单位档案管理工作混乱，甚至有的事业单位根本就未设立档案室，没有专门人员管理档案。其实档案是各种具有保存价值的历史记录，它具有保密性、机要性，它是单位领导决策的重要依据，是社会了解一个单位的重要窗口，对事业单位各项工作的开展都起到指导作用。
（二）缺乏规范的制度化管理
当前事业单位档案管理不规范主要表现在：一是档案管理人员素质不高。档案管理人员专业素养参差不齐，造成归档工作不按规范进行，更有的档案管理人员政治素质不高，造成保密档案资料的泄露；二是没能规范档案收集工作。在收集过程中，时有漏交、虚报现象发生，给档案工作的进一步开展造成困难；三是没有对档案进行集中统一管理，即综合管理。很多单位各部门内部设立资料库，依然进行分散管理，没有对档案进行综合管理，造成档案工作的混乱。四是没有规范档案利用工作。有的单位没处理好利用与保密的关系，该提供利用的不能提供利用，该保密的却没能严格限制使用范围，造成档案资料的泄密。
（三）档案管理技术落后
随着计算机技术的应用，很多档案本身已经发生了变化，由原来纸质档案转变为电子档案，而很多事业单位的档案管理技术落后，已经远远适应不了档案数字化、网络化发展的需
篇二：关于如何做好档案管理工作的几点体会
关于如何做好档案管理工作的几点体会
摘要：文章以档案管理者的视角，结合日常工作经验浅谈档案管理工作的重要性，并针对档案管理中需要注意的问题以及档案管理的方法途径进行深入探析，旨在提高管理质量，为同行业有效开展档案管理工作提供参考意见。
关键词：档案管理 信息化
接触办公室工作已经整整三年了，在我的本职工作范围内，档案管理工作是其中的一部分，刚开始接触的时候并没有把它看得有多重要，就把主要精力放到其他办公室事务工作上了。直到开始整理档案的时候，才发现和我的看法大相径庭，尽管归档的都是些平时收发的文件，可是整理起来却有些力不从心，一些基本的概念还弄不清楚，只是照着葫芦画瓢，这时我才开始体会到这项工作的重要性，才想法努力去做好这项工作，为此，没少费工夫，专门下功夫学习了有关档案管理的知识，还到局办公室向有档案管理经验的人员学习，通过学习，才逐步掌握了档案管理的基本知识，同时也悟出了一些道理。这里我就从个人在这次对档案管理工作认识的转变上，参考着一些专家们的意见和建议，对单位的档案管理谈几点个人肤浅的体会，不对之处，请各位领导给予指正。
1 做好档案管理工作首先要对这项工作有正确的认识
在开始整理档案时遇到的诸多问题，正是源于我对档案管理工作的认识不够全面，感觉无非是把上级来的文件和本单位下发的文件归类封存而已，以为是一个特简单的问题，我想，和我有同样看法的人不会在少数，正是由于有这种看法，所以开始整理时弄得一团糟，无从下手，文件摆了一桌子，手忙脚乱，直到那时才真正认识到档案管理工作其实是一项非常重要的工作。从宏观上讲，档案是在各项社会活动中逐步形成的文件转化物，是历史凭据，也是人类发展历程中的宝贵财富，对人类文明进步具有重要的参考价值和凭证作用。从小处讲，小到我们地勘单位，我个人认为，档案资料是单位发展过程的经历纪录，记录着我们地勘单
位经济、政治、文明等方面不断发展完善的过程。这个过程，包括思路的形成、制度的完善、措施的制定、人事的安排等重要方面，所以说，做好档案管理工作，对单位发展具有非常重要的意义。
2 做好档案管理工作要了解它的重要作用
档案资料非常重要，一是因为档案材料具有凭证作用：档案记录着单位的发展历史，是得到法律认可的凭证，这是档案有别于其他文献的一个特点。档案本身的作用及其形成特点决定其具有特殊的凭证作用。档案随着单位的发展进程而逐渐形成，它能够客观反映单位的发展历史，因此说档案是一种历史凭证。从档案本身的物质体态上看，它保留了单位发展的历程和历程进行中的原始制度和记录，还有当事人的印信和亲笔手稿等历史真迹，因此说档案是确凿的真凭实据是无可厚非的。二是档案材料具有参考作用。档案作为一种历史记录，不仅具有凭证作用，同样也具有广泛的参考作用。就如我们局的档案，它不仅真实地记录和反映了我们地质局从创建之初的艰难到今天跨越式发展的辉煌，而且也反映了我们局发展过程中从事实践活动和开拓市场的广度，这为我们在新的形势下抓住机遇，继续开拓新的市场提供了详尽的经验和参考。它的参考作用主要在于它的可靠性和广泛性。首先，档案参考作用具有较大的可靠性。它是原始记录，是第一手资料。历史学家称档案是“没有掺过水的史料”，它比其他资料来源可靠。其次，档案参考作用具有一定的广泛性。档案是单位在发展中形成的，发展的过程是广泛的，因而记录发展过程的档案也是很广泛的，其内容也是丰富的，它是各单位和个人广泛利用的资料，因此，每个地区有档案馆，每个单位有档案室，保存着本地区、本单位各种内容的档案，单位发展过程遇到问题，可以查阅档案作一参考。个人遇有难题，也可以查阅档案，寻找答案。由此可见，档案在生活中具有多么重要的作用。 3 做好档案管理工作要求档案管理人员具备基本的专业素质
档案工作是整个单位发展过程中的重要组成部分。对地勘单位来说，档案不仅记录了煤
田地质事业的发展历史，也服务于煤田地质事业的今天，并且为地勘行业的未来发展提供参考，因此说档案对于地勘行业的发展具有非常重要的作用。这样，做好档案管理工作就需档案管理人员要有敬业精神和具备一定业务素质。
一是档案管理人员要明确各自的职责。维护档案的完整与安全是档案管理人员的主要任务和基本职责，同时也是档案保管工作的最终目的。在工作中，管理人员应该秉承认真负责的工作态度，保管好所有档案资料，确保其不乱、不散、不丢、不坏。具体要求如下：不乱：档案保管工作要条理分明，整齐排列档案排架，做到目录清晰、章程明确。不散：如果档案资料过于分散，不仅容易丢失或损坏，而且会增加管理难度。因此，档案资料最好归类集中保管，以减少工作量，提高管理质量。不坏：确保档案资料完好无损，如有损坏，应及时补救。不丢：在保管过程中，确保档案不遗失，严防档案资料或档案内容被窃，确保档案资料绝对安全。
二是档案管理人员要恪尽职守、无私奉献。对企业中有价值的资料进行收集、分析和整理是档案管理部门的主要职责，单位档案资料的完整、齐全、安全以及利用效果与档案管理人员业务水平有直接的关系。这就要求档案工作人员要树立责任意识，加强业务锻炼，提高档案管理水平。这样，就要求档案工作人员首先要恪尽职守，求真务实、爱岗敬业、严肃认真。其次，档案工作人员应该踏实、敢于平凡，要具备无私奉献的精神，在日常工作中能够不计个人名利得失，为档案查阅人提供优质、高效的档案管理服务，这是档案人员职业道德素养的基本要求。
三是档案管理人员一定要遵纪守法、严守秘密。《中华人民共和国档案法》的颁布为有序开展档案管理工作提供了法律支持，为档案管理工作的正常开展创设了一个良好的环境，夯实了档案事务工作基础。档案保管者应该执行《档案法》中的相关规定，严格按法定工作流程办事，强化档案保管工作的法制性。在认真贯彻落实《档案法》的同时，还要严格执行
档案工作的规章制度，注重档案工作的现代化、规范化、标准化、制度化建设，不断地提高执法的自觉性和执法能力。
四是档案工作人员要具备专业知识、勇于开拓创新。档案管理人员要具备较强的组织文字材料的写作能力。文字处理也是档案管理工作的一部分。档案管理者要有一定的文学修养、扎实的文字功底、较强的文字书写能力和概括能力，这样才可以将零散的文件材料编纂成党政管理、科技管理文件及汇编、史志、年鉴等编研材料，直接为各项工作服务。 五是档案管理人员应具备应用现代化手段的管理能力。现如今，电子信息技术的飞速发展极大地丰富了档案管理的工具选择，也使档案管理工作面临更多考验。为迎合新时代对档案管理工作提出的各类要求，档案管理部门应该积极引进计算机技术，加强档案管理的信息化建设。档案管理人员首先要掌握计算机基础知识，加速档案信息的电子化和数字化进程，提高工作效率的同时，注重档案信息的完整性，为使用者提供快捷、高效的档案查询服务。 4 做好档案管理工作还需要有完善的机制作保障
做好档案管理工作，只有认识和做好工作的基本素质是远远不够的，还要有一套完善的管理机制作保障。由于档案工作具有服务的特殊性、管理的复杂性等特点，因此建立一套完善的档案管理机制是做好档案管理的根本保证。
一是要加强制度建设。一般单位的档案管理的现行规章制度，主要包括阅览制度、外借制度、复制制度等。根据实际情况，对不同层次的利用人员确定不同的利用范围，规定不同的审批手续，使提供利用工作有章可循，在大力开展档案利用工作的同时，确保不失密、不泄密及文件的完好无损。
二是要理顺管理工作程序。档案管理应按照科学的工作流程操作，因此要先理顺档案部门与其他相关部门之间的工作程序。以归档为例：各部门需将文件按要求整理后归办公室，办公室将各部门的归档文件与收发文处理的文件一起统一编排件号后进行归档。针对这一工
作流程，档案管理需要设计、建立相应的登记表，满足管理需要。只有事先理顺好管理工作程序，才能避免走弯路。
以上是个人通过学习和理解，以及借鉴有丰富经验的档案管理人员的意见，形成的几点体会，有一定的片面性，望大家提出宝贵意见，谢谢！
参考文献：
[1]田建君.档案管理促进煤矿企业内涵式发展的途径探究[J].煤炭技术，2012（10）.
[2]段士鸿.浅析如何做好档案管理工作[J].中小企业管理与科技（下旬刊），2009（01）.
[3]吴金莉.浅析档案管理信息化[J].价值工程，2012（03）.
篇三：浅析如何做好人事档案管理工作
浅析如何做好人事档案管理工作
xx区公路管理局
摘要：在人们的工作生活中，档案扮演着重要的角色，但是很多人误认为人事档案没用，出现了忽视人事档案管理的现象，影响了档案管理工作。因此，笔者就人事档案管理工作的问题及对策谈几点看法。
关键词：人事档案 管理
人事档案是记述和反映个人经历和德才表现，以个人为单位集中保存起来以备考察的文字、表格及其他形式的历史记录，是全面考察了解正确选拔人才的一个重要依据。
人事管理部门根据人事档案为职工提供身份认定和办理社会保险；为员工申报职称；调整工资；根据档案确定退休年龄；根据档案中从事有毒、有害工作的年限推算提前退休年龄；代为缴纳职工的养老保险、失业保险和大病医疗统筹、出具与人事档案有关的证明材料等等。
要充分认识到人事档案管理工作的重要性，加强对人事档案的管理，提高人事档案工作的管理水平，及时研究解决人事档案管理工作中遇到的问题，为人事管理工作提供好的保障和服务。
一、人事档案管理主要存在的问题
(一)人事档案管理重视程度不够。相当一部分人认为人事档案工作就是抄抄写写、保管的事务性工作，不能给单位创造经济效益，因此忽视人事档案管理工作，最终形成“说起来重要、排 1
起来次要、忙起来忘掉、用起来需要”的状况。人事档案工作长期处于被动应付的状态，难以高质量地为干部队伍建设服务。
(二)人事档案管理工作缺乏力度。一是少数管档部门没有形成自己的实施细则和制度，建立了制度也存在执行不严格现象，收集归档工作被动、不及时。二是收集归档的材料不全面、不真实准确，人事档案中有些材料在内容和形式上是雷同的，一些鉴定、考核和评价材料大都是套话，内容形式相同，不能准确反映每个人的真实情况。三是人事档案用纸规格不一。人事档案材料须统一使用16开规格的办公用纸，但现行的办公材料大部分是A4纸，纸张的大小不同，在立卷归档时进行技术加工、折叠、剪裁及裱糊，使人事档案案卷很不美观。
(三)人事档案管理人员业务不熟。由于机构调整、科室重组、人员竞聘上岗等原因，原有的人事档案管理人员难免岗位变动，接任的管理人员没有经过专业的档案知识培训，对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解。日常事务往往只是将材料放人档案盒，没有及时整理归档，严重影响了档案管理水平
(四)档案室设备配备不齐全。大多采取“因陋就简”、“因地制宜”的原则，融办公、阅档、仓库为一间，既无铁门、铁窗等基本设施，也无其他硬软件设施，防火、防潮、防盗等手段停留在较低的水平上。
(五)档案管理手段落后。目前人事档案管理部门的管理手段还是手工操作，即使利用计算机管理，仅限于把个人信息、档案目录输入计算机，资料检索、调阅档案等仍习惯用手工操作，无 2
纸化阅档基本没有实施。由于反复调用原件，造成纸张发黄变脆、字迹褪色，直接影响到档案的完整与安全，这样既不利于档案的保管，又影响工作效率。
二、笔者关于人事档案管理的建议
（一）重视人事档案管理工作。单位领导将其纳入到议事日程，定期对档案管理工作进行检查、指导、督促，发现问题及时解决，进一步推进人事档案工作制度化、规范化和科学化建设。
（二）提高人事档案管理工作水平。首先，进一步完善各项档案管理制度，狠抓落实。要建立人事档案计算机辅助管理制度，对档案材料收集归档和转进转出档案的管理制度要进一步严格要求，更好地阻止虚假材料进档。要完善人事档案整理工作细则，使人事档案的整理更加科学、全面、完整。其次，档案管理人员必须及时收集与档案有关的各种材料，对不符合归档要求的材料要及时进行处理，手续不全的材料要退回形成材料的部门进行补办，确保材料齐全完整、手续完备。
（三）加强人事档案管理人员队伍建设。首先选择政治上可靠、作风正派、责任心强的共产党员从事人事档案管理工作，教育培养他们了解管理档案的重要性，增强责任心。主管部门应定期组织培训业务知识，让他们掌握新的知识和先进的管理技术，提高档案管理的技术水平。档案员要勤奋学习，提高自身素质与政治觉悟，踏踏实实地做好本职工作，为档案事业建功立业。
（四）更新档案管理设施。要建立坚固的防火、防潮的专用档案库房，配置铁质的档案柜；库房内应设置空调、去湿、灭火等设备；库房的防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等设施 3
和安全措施应经常检查；档案库房、阅档室和档案人员办公室应三室分开。要加大资金投入，配备先进计算机管理设备。
（五）注重人事档案管理现代化建设。对人事档案实行计算机辅助管理，利用计算机、扫描仪等现代设备和现代技术，将档案资料整理输入计算机，通过相应的技术处理，将文字、图片、声像等资料转变成数据资料，实现人事档案纸质与数据格式并存，根据需要，通过屏幕查阅有关内容。同时，可以利用计算机网络技术进行人事档案管理创新，对不属于保密范围的档案信息实现有效共享。
总之，人事档案管理工作要从制度上更新，还要从观念上更新，积极采取有效措施，探索档案现代管理模式，走出目前人事档案所存在的困境，做到与时俱进，加快发展，更好地为党的组织、人事工作服务。
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